Penting / Contoh Jawapan Bahagian A (50 Markah) : Bab 4

BAB 4: BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA

4 ASPEK PENTING DALAM CARTA ORGANISASI:
1. Pembahagian kerja
2. Hubungan antara ketua dengan pekerja
3. Jenis tugas
4. Hierarki pengurusan

PERANAN BAH. PENTADBIRAN
• menjalankan URUSAN DALAMAN organisasi perniagaan
• seperti  - mengurus,  menyimpan dan menerima REKOD.
• menyediakan DOKUMEN syarikat dan menguruskan  program  - seperti mesyuarat.


PERANAN BAH. SUMBER MANUSIA
• PERANCANGAN sumber manusia
• LATIHAN dan pembangunan
• Perkhidmatan pekerja dan KEBAJIKAN
• Perhubungan INDUSTRI

PERANAN BAH. KEWANGAN
• Membuat PERANCANGAN kewangan
• MENGURUSKAN sumber kewangan mengikut peruntukan  yang ditetapkan
• MENGAWAL kewangan setiap bahagian

BAH FUNGSIAN ICT

TUJUAN BAH. ICT
• OPERASI organisasi lebih efektif dan efisien
• Memudahkan KOMUNIKASI Dalaman (Intranet) dan Luaran (Internet)
• Menyimpan MAKLUMAT dan data perniagaan
• Mempercepat URUS NIAGA

PERANAN BAH F. ICT
• KESELAMATAN sistem
• pengguna yang DIBENARKAN sahaja boleh mengakses sistem
• sistem simpanan yang penuh untuk menyimpan semula data kritikal dalam keadaan KECEMASAN
• menolong pekerja MENYELESAIKAN masalah berkaitan dengan penggunaan perisian baharu
• PERISIAN TERKINI mengikut perkembangan teknologi dan keperluan perniagaan
• MEMBANTU pengguna yang berhadapan dengan masalah computer

PERANAN BAH F. R&D
• Merancang aktiviti pembangunan produk baharu & penambahbaikan produk yang sedia ada.
• merancang bagi menghasilkan produk yang dapat memenuhi KEPERLUAN DAN KEHENDAK pengguna.

PERANAN BAH. F. PEMBELIAN
• menyediakan KONTRAK dengan pembekal
• pembelian - selepas melalui beberapa proses utama dan mendapat KELULUSAN daripada pengurusan tertinggi.
• MEMBAYAR PADA JUMLAH yang BERPATUTAN kepada pembekal.
• menempah bekalan BAHAN MENTAH DAN STOK daripada pembekal.
• TEMPAHAN AWAL - menyelesaikan masalah pembekalan atau penghantaran  barang.

TATACARA PEMBELIAN:
1. menerima tempahan belian daripada pengurus jualan
2. mencari pembekal yang sesuai
3. menerima sebut harga daripada pembekal-pembekal
4. menilai pembekal-pembekal
5. membuat pesanan pembelian
6. menerima barang daripada pembekal-pembekal

PERANAN BAH F. PENGELUARAN
• MENGHASILKAN barang dan perkhidmatan
• MEMENUHI keperluan dan kehendak
• MENUKARKAN input kepada output

TUJUAN BAH F. PEMASARAN
• melakukan pertukaran antara dua pihak, iaitu pembeli dan penjual.
• memastikan  barang dan perkhidmatan - sampai kepada pengguna dengan cepat.
• mencipta permintaan bagi sesuatu barang dan  perkhidmatan
• meningkatkan  keuntungan kepada peniaga.

STRATERGI PEMASARAN
1. Sasaran pasaran (pengguna / bakal pelanggan)
2. Campuran pemasaran (4p)

EMPAT ELEMEN DALAM CAMPURAN PEMASARAN (4P):
1. PRODUK (Product)
2. HARGA (Price)
3. PENGAGIHAN / (Place)
4. PROMOSI (Promotion)

PERANAN BAH. F. PEMASARAN
• mengemaskini dan mempromosikan BARANG dan perkhidmatan
• menghasilkan dan mengedarkan BAHAN publisiti seperti katalog, risalah, poster
• mendapatkan dan mengemaskinikan PROFIL pelanggan sedia ada - membuat sasaran pasaran
• mempromosi - melalui PELBAGAI CARA pengiklanan dan kaedah promosi,
• seperti: akhbar, televisyen, dalam talian, mel terus, penajaan serta pertunjukan dan pameran perdagangan
• menjalankan penyeliaan pasaran untuk mendapatkan MAKLUM BALAS pasaran atau produk yang berpotensi untuk dipasarkan

PERANAN BAH F. PENGAGIHAN
• memastikan barang disimpan dengan baik dan dilabel sebelum dihantar pada waktu yang tepat
• memeriksa semua tempahan dan bertindak jika berlaku perbezaan
• melengkapkan penghantaran dokumen
• menyediakan jadual pergerakan kenderaan
• menyelesaikan masalah proses pengagihan
• memenuhi kekurangan bekalan yang berlaku di sesuatu lokasi
• mengambil dan mengagihkan tempahan seperti yang telah ditetapkan
• membantu fungsian lain seperti pengeluaran dan jualan dalam mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi





PERANAN BAH F. JUALAN
• menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan dengan barang yang dijual
• seperti - jenis, spesifikasi, kualiti dan cara pemasangan dan penggunaan barang.
• membuat jualan:
o secara bersemuka atau
o secara dalam talian .
• menyediakan sebut harga atau jangkaan harga barang yang dikehendaki oleh pengguna.
• melakukan rundingan (tawar menawar) dengan pengguna  berkaitan  dengan  diskaun  dan terma jual beli.
• memberi nasihat  teknikal  kepada  pengguna .
• merancang dan mengurus masa yang bersesuaian untuk membuat promosi jualan.
• menyemak dan mengemaskini rekod pengguna - supaya mudah untuk menghubungi pengguna.

CARA BAHAGIAN FUNGSIAN KHIDMAT PELANGGAN DAPAT MEMBANTU PERNIAGAAN MENCAPAI MATLAMATNYA:
• Dapat  memenuhi  keperluan  dan  kehendak  pelanggan
• Mengelakkan  kurang  puas  hati  pelanggan  terhadap  produk perniagaan
• Meningkatkan keyakinan pelanggan terhadap jenama perniagaan
• Dapat meningkatkan imej perniagaan di mata pengguna

LANGKAH-LANGKAH PEMBANGUNAN PRODUK BAHARU
1. Penjanaan Idea
2. Penyaringan Idea
3. Pembangunan Produk dan Pengujian Konsep
4. Pembangunan Strategi Pemasaran
5. Analisis Perniagaan
6. Pembangunan Produk
7. Ujian Pemasaran
8. Komersialisasi

TUJUAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (ICT)
1. Membantu memudahkan sistem OPERASI
2. Memperoleh MAKLUMAT dengan mudah dan cepat
3. Memperluas SKOP perniagaan
4. Memudahkan aktiviti KEWANGAN dan perakaunan
5. Menjadikan  operasi perniagaan lebih EFEKTIF dan efisien
6. Meluaskan PASARAN perniagaan
7. Mewujudkan HUBUNGAN dan jaringan yang lebih luas
8. Mempercepatkan SISTEM PENGELUARAN dan pengedaran

APLIKASI TEKNOLOGI MAKLUMAT DALAM PERNIAGAAN
1. e-pemasaran
2. e-dagang
3. e-government
4. e-banking
5. Penggunaan Iaman sosial
6. Penggunaan e-mel
KEPENTINGAN INTERAKSI DENGAN ORGANISASI LUAR:
1. mewujudkan JARINGAN  perniagaan
2. mengukuhkan HUBUNGAN baik sedia ada
3. menjalin KERJASAMA strategik
4. menambahkan  SUMBER  perniagaan

HUBUNGAN DAN INTERAKSI DENGAN ORGANISASI LUAR
1. lnteraksi dengan PEMBEKAL     (bahan mentah)
2. lnteraksi dengan  PELANGGAN (jual/beli)
3. lnteraksi dengan BANK               (urusan perbankan)
4. lnteraksi dengan AGENSI KERAJAAN (tander)

6 LANGKAH KOMUNIKASI
1. Penghantar
2. Enkod (encode)
3. Saluran
4. Dekod
5. Penerima
6. Maklum balas
7. Gangguan

ALIRAN BARANG DAN PERKHIDMATAN

1. Wujudkan Katalog dan Diedarkan
(Bahagian Fungsian Pemasaran Dan
Bahagian Fungsian Jualan)

2. Penerimaan Pesanan daripada Pengguna
(Bahagian Fungsian Jualan)

3. Jadual Pengeluaran yang Dipersetujui
(Bahagian Fungsian Jualan Dan
Bahagian Fungsian Pengeluaran)

4. Pesanan Bahan Mentah
(Bahagian Fungsian Pembelian)

5. Penerimaan lnvois Pembekal dan Pembayaran
(Bahagian Fungsian Kewangan)

6. Pengeluaran Item Barang dan Pengedaran
(Bahagian pengeluaran dan
bahagian fungsian pengagihan)

7. Penghantaran lnvois kepada Pembeli dan Penerimaan Bayaran

(Bahagian Fungsian Kewangan)

penting / Contoh Jawapan Bahagian A (50 markah) / Bab 3

BAB 3: PENETAPAN VMO

MAKSUD VISI

•         penetapan perancangan

•         fokus dan perancangan jangka masa panjang

•         panduan untuk membuat keputusan dan tindakan

•         memastikan hala tuju perniagaan berada di landasan yang tepat

MAKSUD MISI

•         satu pernyataan ringkas yang menjelaskan tujuan atau matlamat utama sesebuah perniagaan

•         menjadi satu ketetapan dalam melakukan aktiviti perniagaan untuk mencapai matlamat

MAKSUD OBJEKTIF    

•         pembentukan maklumat yang lebih khusus

•         Sasaran boleh diukur bagi membantu pencapaian tujuan organisasi

LIMA CIRI OBJEKTIF YANG DIWAKILI OLEH “SMART”

1.     Specific (Spesifik)                           - khusus

2.     Measureable (Boleh Diukur)             - angka/nilai

3.     Attainable (Boleh  Dicapai)               - sasaran

4.     Realistic (Munasabah)                      - kemampuan

5.     Time Frame (Jangka Masa)              - tempoh

TUJUAN PENETAPAN VISI

•         komponen pengurusan strategik dan proses

•         lebih daripada 5 tahun (jangka panjang).

•         mencapai matlamat - melebihi 5 tahun.

•         mendorong semua pihak - memahami & bekerjasama

•         bentuk tindakan terhadap setiap pekerja - berdasarkan tanggungjawab dan peranan masing-masing (bahagian/fungsian).

TUJUAN PENETAPAN MISI

•         garis panduan - menilai keperluan setiap unit dan bahagian organisasi.

•         pengagihan sumber manusia & fizikal - secara tepat.

•         sumber - digunakan secara cekap dan berkesan.

•         asas dalam penyataan objektif sesebuah organisasi perniagaan

TUJUAN PENETAPAN OBJEKTIF

•         objektif hendaklah selaras dengan penyataan misi .

•         mempunyai sekurang-kurangnya satu objektif & mempunyai ciri SMART

•         sasaran yang ingin dicapai secara spesifik dan khusus.

•         memudahkan kefahaman semua pihak organisasi perniagaan

•         untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN SEBAGAI PANDUAN PERNIAGAAN (MENGHASILKAN VMO):

1.     Titik Pulang Modal (TPM)

2.     Pertumbuhan Perniagaan

3.     Memaksimumkan Keuntungan

4.     Daya Saing

5.     Syer Pasaran

6.     Jualan

7.     Penyeliaan Perkhidmatan

1. TITIK PULANG MODAL (TPM)

•         satu kaedah atau teknik - untuk merancang dan mengetahui hasil bersamaan dengan jumlah kos yang ditanggung : (JH = JK).

 

2.     PERTUMBUHAN PERNIAGAAN

PERANCANGAN BAGI MENINGKATKAN HASIL JUALAN SEPERTI BERIKUT:

1.     Merancang membuka CAWANGAN yang banyak

•         KEUNTUNGAN / Rizab (modal pelaburan / pusingan) - membuka cawangan perniagaan.

•         jangka masa panjang (lebih 5 thn) - meningkatkan keuntungan boleh menaikkan nilai perniagaan dalam industri.

2.     MEMBESARKAN perniagaan sedia ada

1.     keyakinan yang tinggi untuk terus melaburkan modal.

2.     untuk mendapat pulangan tinggi melalui peningkatan keuntungan

3.     MEMAKSIMUMKAN KEUNTUNGAN

• 3.     konsep kecekapan - kemampuan  MEMAKSIMUMKAN HASIL dengan MEMINIMUMKAN KOS.
• 4.     PERBEZAAN memaksimumkan hasil dengan meminimumkan kos - memberikan keuntungan yang  tertinggi kepada perniagaan

 4.     DAYA SAING

• .     KEMAMPUAN sesebuah perniagaan untuk mengekalkan operasi perniagaannya dalam industri.

FAKTOR KEMAMPUAN PERNIAGAAN BERTAHAN DALAM INDUSTRI

• 1.     Kewangan,
• 2.     Sumber Manusia
• 3.     Teknologi
• 4.     Pemasaran
• 5.     Jaringan

5. SYER PASARAN

• •         peratus (%) penguasaan jumlah pengguna yang membeli  barang dan perkhidmatan - dalam pasaran berbanding dengan pesaing.
• •         syer pasaran terbesar

·      pendapatan yang tinggi hasil daripada jualan

·      menjadi pemimpin dalam pasaran .

·      mempengaruhi tindakan pesaing lain.

·      perniagaan - kekal dan meraih keuntungan yang besar.

6.   JUALAN

• •         transaksi jual beli - antara penjual dan pembeli
• •         memberi faedah kepada kedua-dua pihak
• •         perniagaan - mendapat keuntungan
• •         pembeli - mendapat kepuasan

STRATEGI PROMOSI JUALAN

1.     Jualan murah

2.     Diskaun harga

3.     Sampel

4.     Peraduan

7.   PENYELIAAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan yang disediakan:

• •         pembelian dalam talian
• •         penghantaran barang ke rumah
• •         kemudahan pembayaran
• •         membaik pulih jika barang mengalami kerosakan

Proses perkhidmatan penghantaran disediakan:

• •         Membuat tempahan dan pembelian
• •         Menerima tempahan
• •         Membawa tempahan ke lokasi
• •         Menghantar tempahan kepada pembeli

KESAN KEPADA PERNIAGAAN AKIBAT KEGAGALAN

MENCAPAI MATLAMAT DAN OBJEKTIF

1.     Jualan MEROSOT

2.     Tidak Mampu Membayar KOS Perniagaan

3.     GagaI dalam PERSAINGAN

4.     IMEJ Perniagaan Terjejas

5.     Tidak Mampu MENGEMBANGKAN Perniagaan

KOS TETAP                

•         kos yang TIDAK DIPENGARUHI oleh kuantiti dalam sesuatu pengeluaran

•         kos yang ditanggung SAMA tanpa perlu mengikut jumlah kuantiti pengeluaran

•         Cth: kos bangunan, insurans, Gaji pekerja (cth: pengurus), Kos kilang dan jentera

KOS BERUBAH           

•         kos yang DIPENGARUHI oleh kuantiti dalam sesuatu pengeluaran

•         kos yang ditanggung bergantung PADA KUANTITI produk yang dikeluarkan

•         Cth: kos bahan mentah, upah (buruh), kos air, kos elektrik, kos telefon

LANGKAH PENYELESAIAN APABILA GAGAL MENCAPAI SESUATU MATLAMAT PERNIAGAAN

•         mengurangkan KOS,

•         menurunkan HARGA PRODUK,

•         mempelbagaikan BARANG atau perkhidmatan yang ditawarkan,

•         mengurangkan jumlah atau kadar PEMBAYARAN DIVIDEN kepada pemegang saham,

•         menggunakan kaedah atau TEKNOLOGI BAHARU dalam pengeluaran

•         menyemak semula MATLAMAT perniagaan.

KRITERIA PENILAIAN YANG BOLEH DIGUNAKAN BAGI MENILAI PENCAPAIAN (VMO) IALAH:

1.  Titik Pulang Modal (TPM)	•     teknik untuk merancang dan mengetahui hasil yang diperoleh bersamaan dengan jumlah kos yang ditanggung
2.  Pertumbuhan Perniagaan	•     hasil yang meningkat dari semasa ke semasa untuk mencapai matlamat perniagaan
3.  Memaksimumkan Keuntungan	•     peningkatan  pelaburan dan peningkatan  keuntungan
4.  Daya Saing	•     kemampuan sesebuah perniagaan untuk mengekalkan operasi perniagaannya dalam industri.
5.  Syer Pasaran	•     mendapat sokongan daripada pihak kerajaan dan sambutan pengguna.
6.  Jualan	•     transaksi jual beli yang berlaku antara penjual dan pembeli
7.  Penyediaan Perkhidmatan	•     memberi perkhidmatan yang berkualiti kepada semua pengguna