NOTA BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN

BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN

 Bahagian-bahagian Fungsian Utama dalam Organisasi Perniagaan

1.       Fungsian 

·         merujuk kepada pengelompokan tugas

·         berdasarkan fungsi asas organisasi

·         seperti :

·         pentadbiran,

·         pengurusan sumber manusia,

·         kewangan,

·         teknologi maklumat

·         komunikasi

·         penyelidikan dan pembangunan (R & D),

·         pembelian,

·         pengeluaran,

·         pemasaran,

·         pengagihan, 

·         perkhidmatan pelanggan,

·         jualan.

2.       Struktur organisasi perniagaan merupakan:

·         Susunan dan hubungan antara setiap bahagian fungsian

·         yang terdapat dalam sesebuah organisasi perniagaan.

·         Struktur organisasi:

·         dibahagikan mengikut bahagian fungsian

·         supaya setiap ahli dalam organisasi mengetahui:

·         kedudukan,

·         tanggungjawab, dan

·         spesifikasi tugas masing-masing

·         agar dapat mencapai visi, misi, dan objektif  (VMO)  perniagaan yang telah ditetapkan.

3.       Carta organisasi merujuk kepada:

·         struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk hierarki dan

·         menggambarkan aspek penting seperti pembahagian kerja, hubungan antara ketua dengan pekerja, jenis tugas, dan hierarki atau peringkat pengurusan.

4.       Tujuan bahagian fungsian adalah seperti yang berikut:

·         Penumpuan pada bidang tugas sahaja 

·         mengikut kemahiran  dan pengkhususan.

·         Berupaya meningkatkan kemahiran 

·         kerana  melakukan tugas yang sama dalam sesuatu jabatan yang sama

·         Memudahkan usaha  melatih pekerja baharu

·         kerana bidang pengkhususan yang sama.

·         Dapat menjimatkan kos dan memudahkan   pengurusan

·         kerana dapat berkongsi sumber yang sama.

 Peranan bahagian fungsian pentadbiran

·         ialah menjalankan urusan dalam organisasi

·         seperti:

·         mengurus,

·         menerima, dan

·         menyimpan rekod serta

·         menyediakan dokumen syarikat

·         mengurus mesyuarat.

Pengurusan Sumber Manusia

·         Pengurusan sumber manusia merujuk kepada:

o   aktiviti perancangan sumber manusia,

o   pengrekrutan,

o   penilaian prestasi, dan

o   kebajikan pekerja.

Tujuan Pengurusan Sumber Manusia ialah:

·         adalah untuk memastikan organisasi:

o   mempunyai keperluan sumber manusia yang mencukupi,

o   membangunkan sumber manusia yang berdaya saing, serta

o   memastikan tenaga kerja kekal dalam organisasi - pembayaran gaji dan upah yang kompetitif selain

o   memberikan motivasi agar produktiviti pekerja terus meningkat.

Bahagian fungsian sumber manusia memainkan empat peranan utama, iaitu:

·         perancangan  sumber manusia;

·         latihan dan pembangunan;

·         perkhidmatan  pekerja dan kebajikan;

·         perhubungan industri.

Kewangan

·         Pengurusan kewangan merujuk kepada:

o   aktiviti merancang,

o   menyusun, mengarah, dan

o   mengawal segala aspek pembiayaan dan perbelanjaan

o   dalam sesebuah organisasi perniagaan.

·         Bahagian fungsian kewangan  bertujuan:

o   Memastikan bahawa sumber kewangan:

§  diagihkan dan dibelanjakan dalam aktiviti yang boleh menjana keuntungan dan

§  sentiasa berada dalam keadaan yang mencukupi

§  agar operasi perniagaan berjalan lancar dan tidak tergendala.

Peranan pengurus kewangan adalah seperti yang berikut:

·         membuat perancangan kewangan,

o   iaitu keperluan dan penggunaan dana organisasi;

·         mengagihkan sumber kewangan kepada jabatan-jabatan lain dalam organisasi

o   secara cekap dan berkesan;

·         mengawal kewangan setiap bahagian

o   untuk memastikan bahawa dana digunakan secara cekap

o   tanpa  sebarang pembaziran .

Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

·         Teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) :

o   merangkumi penggunaan teknologi komputer

o   seperti : teknologi perisian untuk:

§  mengubah,

§  memindahkan,

§  memproses,

§  menyimpan, dan

§  melindungi semua maklumat

§  yang diperlukan dalam sesebuah organisasi perniagaan secara selamat, mudah, cepat, dan tepat.

·         Tujuan  bahagian fungsian  ICT ialah:

o   Membolehkan operasi perniagaan dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan;

o   Memudahkan komunikasi dalaman antara semua stat menggunakan intranet dan komunikasi luaran

§  seperti melakukan e-dagang  dan e-pemasaran

§  melalui  penggunaan   internet;

o   Menyimpan maklumat dan data organisasi

§  Seperti: maklumat sumber manusia, kewangan, penjualan, dan  pembelian;

o   Mempercepat urus niaga pemiagaan dengan pelbagai pihak luar dan

o   seterusnya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perjalanan perniagaan yang membawa kepada peningkatan keuntungan perniagaan.

Peranan bahagian fungsian ICT adalah seperti yang berikut:

1.       memastikan keselamatan sistem pada setiap masa;

2.       sentiasa memantau untuk  memastikan  bahawa hanya  pengguna  yang  dibenarkan   sahaja mengakses sistem;

3.       mewujudkan dan mengendalikan sistem simpanan bagi data kritikal dalam keadaan kecemasan;

4.       membantu dan melatih stat menyelesaikan masalah penggunaan  perisian baharu;

5.       memantau dan mensyorkan kepada pihak pengurusan  sistem  dan  perisian  terkini  mengikut perkembangan   dan   pemakaian    semasa    yang dapat  membantu  operasi  perniagaan;

6.       membantu pengguna dalam organisasi berhadapan dengan masaiah dan aplikasi komputer.

Penyelidikan dan Pembangunan (R & D)

·         melibatkan pembangunan  produk baharu dan penambahbaikan  produk yang sedia ada.

·         Tujuan R & D ialah :

o   membantu organisasi menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan berdaya saing dalam pasaran

o   dengan membangunkan produk yang dapat memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.

Pembelian

·         Bahagian tungsian pembelian memastikan pembelian

·         bahan mentah, komponen dan stok barang niaga secara bijak dan sistematik agar memberi kesan positif terhadap keuntungan perniagaan.

Peranan bahagian tungsian pembelian:

·         menentukan  kuantiti  dan  spesitikasi  barang yang dibeli adalah tepat;

·         memilih pembekal yang sesuai;

·         memastikan barang diterima tepat pada masanya.

Tatacara   pembelian:

Pengeluaran

·         Bahagian fungsian pengeluaran:

o   bertanggungjawab menghasilkan produk

o   mengikut mutu dan spesifikasi yang telah  ditetapkan  oleh  pihak  pengurusan 

merupakan proses menghasilkan barang

melalui proses transformasi penukaran input kepada output

bagi memenuhi keperluan  dan kehendak pengguna.

Pengurus pengeluaran bertanggungjawab:

·         untuk melaksanakan:

(a)    kawalan terhadap input (kawalan awalan),

(b)   proses transformasi (kawalan semasa) ,

(c)    output (kawalan selepas) .

(a) Kawalan awalan

·         memastikan semua unsur input dalam keadaan baik dan mempunyai kualiti

·         sebelum proses transformasi  dimulakan.

(b) Kawalan semasa

·         melakukan kawalan semasa proses pengeluaran

·         dengan memastikan proses pengeluaran berjalan lancar, pekerja  bekerja dengan

cekap, dan

·         memantau serta  membaik pulih mesin yang rosak semasa  operasi  berjalan.

(c) Kawalan selepas

·         menjalankan pemeriksaansecara manual dan automatik terhadap produk yang dikeluarkan

·         agar memenuhi kualiti yang telah ditetapkan.

Pemasaran

·         suatu aktiviti :

o   mencipta nilai produk,

o   penentuan harga,

o   promosi, dan

o   pengedaran produk

·         bagi menggalakkan berlaku pertukaran

o   yang dapat memenuhi keperluan pengguna dan

o   mencapai objektif organisasi.

·         Tujuan  bahagian  fungsian  pemasaran  adalah:

o   Untuk melakukan pertukaran antara dua pihak,

o   iaitu pembeli dan  penjual. 

·         matlamat bahagian  fungsian ini ialah:

o   mencipta permintaan bagi produk keluaran organisasi

o   agar dapat meningkatkan jualan dan keuntungan.

Strategi  pemasaran - mengandungi dua unsur, iaitu:

(a) sasaran pasaran

·         kumpulan pengguna yang berpotensi membeli dan menggunakan produk yang dikeluarkan oleh organisasi.

·         Kumpulan ini mempunyai ciri-ciri yang sama dari segi cita rasa, tahap pendapatan, tahap pendidikan, umur, dan sebagainya .                                            ·

(b) campuran pemasaran

·         beberapa strategi yang direka bentuk dan diuruskan oleh pemasar

·         bagi tujuan menghasilkan proses pertukaran nilai

·         yang dapat memaksimumkan kepuasan pengguna .

Unsur-unsur campuran pemasaran ini ialah:

1.       produk,

2.       harga,

3.       pengagihan, dan

4.       promosi.

Matlamat bahagian fungsian pemasaran ialah - Mewujudkan dan meningkatkan  permintaan .

Peranan bahagian fungsian pemasaran:

·         mempromosikan produk melalui pelbagai media pengiklanan seperti:

o   televisyen,

o   radio,

o   surat khabar,

o   majalah, dan

o   katalog;

·         mendapat dan mengemaskinikan profil pelanggan yang sedia ada

o   untuk membuat sasaran pasaran;

·         menjalankan penyelidikan pemasaran        

o   untuk mendapat maklum balas pengguna tentang  ciri­ ciri produk yang ada di pasaran.

Pengagihan

·         Bahagian fungsian  pengagihan  bertanggungjawab untuk:

o   memastikan setiap barang yang dikeluarkan diterima oleh  pengguna pada tempat dan masa yang betul.

o   mengenal pasti dan menentukan saluran agihan yang sesuai mengikut jenis keluaran dan memastikan pengangkutan yang digunakan sesuai dengan barang agar tidak berlaku kerosakan, pembaziran  masa, dan kos.

·         Empat  jenis saluran  agihan  utama  yang biasa  digunakan  dalam  mengagihkan  produk  kepada pengguna, iaitu:

§  Pengeluar à Pengguna

§  Pengeluar à Peruncit à Pengguna

§  Pengeluar àPemborong à Peruncit à Pengguna

§  Pengeluar à Ejen àPeruncit à Pengguna

Jualan

·         Bahagian fungsian jualan bertujuan:

o   Memastikan jumlah sasaran jualan yang telah ditetapkan dengan objektif perniagaan tercapai .

·         Peranan bahagian fungsian jualan:

o   menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan dengan barang jualan

§  seperti jenis, spesifikasi, dan kualiti;

o   menyediakan sebut harga dan melakukan rundingan dengan pengguna tentang  kadar diskaun dan terma jual  beli;

o   memberikan nasihat teknikal kepada pengguna dan menyemak serta mengemas kini rekod pengguna.

Khidmat Pelanggan

·         Bahagian fungsian khidmat pelanggan pula bertujuan:

o    memberikan perkhidmatan  kepada  pelanggan.

·         Bahagian fungsian ini bertanggungjawab untuk:

o   menjawab pertanyaan pelanggan berkenaan dengan barang dan perkhidmatan

o   dengan cara menyediakan pakar mengikut jenis produk yang disediakan oleh organisasi berkenaan.

Pembangunan Produk dan Pasaran Baharu

·         Pembangunan produk merujuk kepada:

o   suatu aktiviti dan strategi pertumbuhan kepada perniagaan yang sedang dijalankan

o   bertujuan - memperkenalkan produk baharu kepada pasaran sedia ada.

Langkah-langkah  pembangunan  produk  baharu

·        adalah seperti yang berikut.

  

·         Strategi pembangunan pasaran:

o   merupakan usaha mencari pasaran baharu

o   bagi tujuan memasarkan produk yang sedia ada.

o   ini dapat membantu perniagaan menguasai pasaran yang lebih besar dan

o   mengelakkan daripada terperangkap dalam pasaran sedia ada yang sudah tepu.

o   Pasaran baharu   boleh   diteroka   sama   ada   dalam pasaran domestik atau pasaran antarabangsa .

Penggunaan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

·         Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) merupakan:

o   salah satu proses:

§  pengaliran,

§  penyebaran,

§  pemprosesan, dan

§  penyimpanan maklumat

o   menggunakan perantaraan teknologi .

·         ICT menjadi suatu keperluan kepada setiap perniagaan

·         untuk menjalankan aktiviti perniagaan serta

·         memberi peluang kepada perkembangan perniagaan.

Tujuan penggunaan teknologi maklumat seperti yang berikut:

1.       memudahkan sistem operasi perniagaan;

2.       mernperoleh maklumat dengan mudah dan cepat;

3.       memperluaskan skop perniagaan;

4.       memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan;

5.       menjadikan operasi perniagaan lebih cekap dan berkesan;

6.       meluaskan pasaran ke tahap global;

7.       mewujudkan  hubungan  dan jaringan  yang lebih luas;

8.       mempercepat sistem pengeluaran dan pengedaran.

Perkaitan antara Bahagian Fungsian dengan Organisasi Luar, Aliran Maklumat, dan Aliran Barang

·         Antara  kaedah mengaplikasikan maklumat dalam perniagaan ialah:

1.       e-pemasaran,

2.       e-dagang,

3.       e-government,

4.       e-banking,

5.       penggunaan Iaman sosial,

6.       penggunaan  e-mel.

·         Tujuan  interaksi  dengan  organisasi  luar adalah:

o   Untuk mewujudkan komunikasi antara perniagaan dengan organisasi luar

o   seperti pihak pembekal, pelabur, agensi kerajaan, dan pelanggan.

·         Kepentingan interaksi dengan organisasi luar:

o   mewujudkan jaringan perniagaan agar mengukuhkan sistem operasi dan kelangsungan perniagaan dalam pasaran;

o   mengukuhkan hubungan baik sedia ada agar dapat membantu peningkatan dalam pencapaian matlamat perniagaan;

o   menjalin kerjasama strategik;

o   membolehkan perniagaan menambahkan potensi surnber perniagaan seperti pembekalan bahan mentah dan kepakaran.

·         Aliran maklumat merupakan:

o   suatu proses komunikasi yang melibatkan aktiviti pemindahan maklumat

o   daripada sesebuah organisasi perniagaan kepada perniagaan lain.

·         Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui rajah di bawah ini.

·         AIiran  barang  dan perkhidmatan  merujuk  pada:

o   suatu  proses  pemindahan  barang  dan perkhidmatan

o   daripada sesebuah  organisasi perniagaan  kepada  perniagaan  lain.

·         Aliran barang dan perkhidmatan adalah seperti yang berikut.

·         Interaksi yang wujud antara perniagaan melibatkan perniagaan kecil dan perniagaan besar, iaitu:

o   perniagaan kecil :

§  mempunyai bahagian fungsian yang sedikit dan

§  berinteraksi secara formal dan tidak formal.

§  Pengurus:

·         mudah  menjalankan  tugas  memantau  segala  aktiviti  staf 

·         berkaitan  dengan  penjualan, pembelian, pengedaran barang, dan penerimaan bayaran daripada  pelanggan.

o   perniagaan  besar:

§  mempunyai  banyak  bahagian  fungsian  dengan  ramai  staf, 

§  justeru  komunikasi  antara bahagian-bahagian 

§  ini adalah  lebih formal  dan mengambil  masa yang lebih  panjang.

info tambahan 

SILA KLIK (MODUL MELETOP PDPC 2 PERNIAGAAN : EDISI 2018) UNTUK DAPATKAN MAKLUMAT LANJUT

MODUL MELETOP PDPC 2 PERNIAGAAN EDISI 2018