Isnin, 9 Oktober 2017

NOTA BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN

BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN

 Bahagian-bahagian Fungsian Utama dalam Organisasi Perniagaan

1.       Fungsian 
·         merujuk kepada pengelompokan tugas
·         berdasarkan fungsi asas organisasi
·         seperti :
·         pentadbiran,
·         pengurusan sumber manusia,
·         kewangan,
·         teknologi maklumat
·         komunikasi
·         penyelidikan dan pembangunan (R & D),
·         pembelian,
·         pengeluaran,
·         pemasaran,
·         pengagihan, 
·         perkhidmatan pelanggan,
·         jualan.

2.       Struktur organisasi perniagaan merupakan:
·         Susunan dan hubungan antara setiap bahagian fungsian
·         yang terdapat dalam sesebuah organisasi perniagaan.
·         Struktur organisasi:
·         dibahagikan mengikut bahagian fungsian
·         supaya setiap ahli dalam organisasi mengetahui:
·         kedudukan,
·         tanggungjawab, dan
·         spesifikasi tugas masing-masing
·         agar dapat mencapai visi, misi, dan objektif  (VMO)  perniagaan yang telah ditetapkan.

3.       Carta organisasi merujuk kepada:
·         struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk hierarki dan
·         menggambarkan aspek penting seperti pembahagian kerja, hubungan antara ketua dengan pekerja, jenis tugas, dan hierarki atau peringkat pengurusan.

4.       Tujuan bahagian fungsian adalah seperti yang berikut:
·         Penumpuan pada bidang tugas sahaja 
·         mengikut kemahiran  dan pengkhususan.
·         Berupaya meningkatkan kemahiran 
·         kerana  melakukan tugas yang sama dalam sesuatu jabatan yang sama
·         Memudahkan usaha  melatih pekerja baharu
·         kerana bidang pengkhususan yang sama.
·         Dapat menjimatkan kos dan memudahkan   pengurusan
·         kerana dapat berkongsi sumber yang sama.

 Peranan bahagian fungsian pentadbiran
·         ialah menjalankan urusan dalam organisasi
·         seperti:
·         mengurus,
·         menerima, dan
·         menyimpan rekod serta
·         menyediakan dokumen syarikat
·         mengurus mesyuarat.

Pengurusan Sumber Manusia
·         Pengurusan sumber manusia merujuk kepada:
o   aktiviti perancangan sumber manusia,
o   pengrekrutan,
o   penilaian prestasi, dan
o   kebajikan pekerja.

Tujuan Pengurusan Sumber Manusia ialah:
·         adalah untuk memastikan organisasi:
o   mempunyai keperluan sumber manusia yang mencukupi,
o   membangunkan sumber manusia yang berdaya saing, serta
o   memastikan tenaga kerja kekal dalam organisasi - pembayaran gaji dan upah yang kompetitif selain
o   memberikan motivasi agar produktiviti pekerja terus meningkat.

Bahagian fungsian sumber manusia memainkan empat peranan utama, iaitu:
·         perancangan  sumber manusia;
·         latihan dan pembangunan;
·         perkhidmatan  pekerja dan kebajikan;
·         perhubungan industri.

Kewangan
·         Pengurusan kewangan merujuk kepada:
o   aktiviti merancang,
o   menyusun, mengarah, dan
o   mengawal segala aspek pembiayaan dan perbelanjaan
o   dalam sesebuah organisasi perniagaan.
·         Bahagian fungsian kewangan  bertujuan:
o   Memastikan bahawa sumber kewangan:
§  diagihkan dan dibelanjakan dalam aktiviti yang boleh menjana keuntungan dan
§  sentiasa berada dalam keadaan yang mencukupi
§  agar operasi perniagaan berjalan lancar dan tidak tergendala.

Peranan pengurus kewangan adalah seperti yang berikut:
·         membuat perancangan kewangan,
o   iaitu keperluan dan penggunaan dana organisasi;
·         mengagihkan sumber kewangan kepada jabatan-jabatan lain dalam organisasi
o   secara cekap dan berkesan;
·         mengawal kewangan setiap bahagian
o   untuk memastikan bahawa dana digunakan secara cekap
o   tanpa  sebarang pembaziran .

Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
·         Teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) :
o   merangkumi penggunaan teknologi komputer
o   seperti : teknologi perisian untuk:
§  mengubah,
§  memindahkan,
§  memproses,
§  menyimpan, dan
§  melindungi semua maklumat
§  yang diperlukan dalam sesebuah organisasi perniagaan secara selamat, mudah, cepat, dan tepat.

·         Tujuan  bahagian fungsian  ICT ialah:
o   Membolehkan operasi perniagaan dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan;
o   Memudahkan komunikasi dalaman antara semua stat menggunakan intranet dan komunikasi luaran
§  seperti melakukan e-dagang  dan e-pemasaran
§  melalui  penggunaan   internet;
o   Menyimpan maklumat dan data organisasi
§  Seperti: maklumat sumber manusia, kewangan, penjualan, dan  pembelian;
o   Mempercepat urus niaga pemiagaan dengan pelbagai pihak luar dan
o   seterusnya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perjalanan perniagaan yang membawa kepada peningkatan keuntungan perniagaan.

Peranan bahagian fungsian ICT adalah seperti yang berikut:
1.       memastikan keselamatan sistem pada setiap masa;
2.       sentiasa memantau untuk  memastikan  bahawa hanya  pengguna  yang  dibenarkan   sahaja mengakses sistem;
3.       mewujudkan dan mengendalikan sistem simpanan bagi data kritikal dalam keadaan kecemasan;
4.       membantu dan melatih stat menyelesaikan masalah penggunaan  perisian baharu;
5.       memantau dan mensyorkan kepada pihak pengurusan  sistem  dan  perisian  terkini  mengikut perkembangan   dan   pemakaian    semasa    yang dapat  membantu  operasi  perniagaan;
6.       membantu pengguna dalam organisasi berhadapan dengan masaiah dan aplikasi komputer.

Penyelidikan dan Pembangunan (R & D)
·         melibatkan pembangunan  produk baharu dan penambahbaikan  produk yang sedia ada.
·         Tujuan R & D ialah :
o   membantu organisasi menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan berdaya saing dalam pasaran
o   dengan membangunkan produk yang dapat memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.

Pembelian
·         Bahagian tungsian pembelian memastikan pembelian
·         bahan mentah, komponen dan stok barang niaga secara bijak dan sistematik agar memberi kesan positif terhadap keuntungan perniagaan.

Peranan bahagian tungsian pembelian:
·         menentukan  kuantiti  dan  spesitikasi  barang yang dibeli adalah tepat;
·         memilih pembekal yang sesuai;
·         memastikan barang diterima tepat pada masanya.

Tatacara   pembelian:

Pengeluaran
·         Bahagian fungsian pengeluaran:
o   bertanggungjawab menghasilkan produk
o   mengikut mutu dan spesifikasi yang telah  ditetapkan  oleh  pihak  pengurusan 
merupakan proses menghasilkan barang
melalui proses transformasi penukaran input kepada output
bagi memenuhi keperluan  dan kehendak pengguna.

Pengurus pengeluaran bertanggungjawab:
·         untuk melaksanakan:
(a)    kawalan terhadap input (kawalan awalan),
(b)   proses transformasi (kawalan semasa) ,
(c)    output (kawalan selepas) .

(a) Kawalan awalan
·         memastikan semua unsur input dalam keadaan baik dan mempunyai kualiti
·         sebelum proses transformasi  dimulakan.

(b) Kawalan semasa
·         melakukan kawalan semasa proses pengeluaran
·         dengan memastikan proses pengeluaran berjalan lancar, pekerja  bekerja dengan
cekap, dan
·         memantau serta  membaik pulih mesin yang rosak semasa  operasi  berjalan.

(c) Kawalan selepas
·         menjalankan pemeriksaansecara manual dan automatik terhadap produk yang dikeluarkan
·         agar memenuhi kualiti yang telah ditetapkan.

Pemasaran
·         suatu aktiviti :
o   mencipta nilai produk,
o   penentuan harga,
o   promosi, dan
o   pengedaran produk
·         bagi menggalakkan berlaku pertukaran
o   yang dapat memenuhi keperluan pengguna dan
o   mencapai objektif organisasi.

·         Tujuan  bahagian  fungsian  pemasaran  adalah:
o   Untuk melakukan pertukaran antara dua pihak,
o   iaitu pembeli dan  penjual. 

·         matlamat bahagian  fungsian ini ialah:
o   mencipta permintaan bagi produk keluaran organisasi
o   agar dapat meningkatkan jualan dan keuntungan.

Strategi  pemasaran - mengandungi dua unsur, iaitu:
(a) sasaran pasaran
·         kumpulan pengguna yang berpotensi membeli dan menggunakan produk yang dikeluarkan oleh organisasi.
·         Kumpulan ini mempunyai ciri-ciri yang sama dari segi cita rasa, tahap pendapatan, tahap pendidikan, umur, dan sebagainya .                                            ·

(b) campuran pemasaran
·         beberapa strategi yang direka bentuk dan diuruskan oleh pemasar
·         bagi tujuan menghasilkan proses pertukaran nilai
·         yang dapat memaksimumkan kepuasan pengguna .

Unsur-unsur campuran pemasaran ini ialah:
1.       produk,
2.       harga,
3.       pengagihan, dan
4.       promosi.

Matlamat bahagian fungsian pemasaran ialah - Mewujudkan dan meningkatkan  permintaan .

Peranan bahagian fungsian pemasaran:
·         mempromosikan produk melalui pelbagai media pengiklanan seperti:
o   televisyen,
o   radio,
o   surat khabar,
o   majalah, dan
o   katalog;
·         mendapat dan mengemaskinikan profil pelanggan yang sedia ada
o   untuk membuat sasaran pasaran;
·         menjalankan penyelidikan pemasaran        
o   untuk mendapat maklum balas pengguna tentang  ciri­ ciri produk yang ada di pasaran.



Pengagihan
·         Bahagian fungsian  pengagihan  bertanggungjawab untuk:
o   memastikan setiap barang yang dikeluarkan diterima oleh  pengguna pada tempat dan masa yang betul.
o   mengenal pasti dan menentukan saluran agihan yang sesuai mengikut jenis keluaran dan memastikan pengangkutan yang digunakan sesuai dengan barang agar tidak berlaku kerosakan, pembaziran  masa, dan kos.

·         Empat  jenis saluran  agihan  utama  yang biasa  digunakan  dalam  mengagihkan  produk  kepada pengguna, iaitu:
§  Pengeluar à Pengguna
§  Pengeluar à Peruncit à Pengguna
§  Pengeluar àPemborong à Peruncit à Pengguna
§  Pengeluar à Ejen àPeruncit à Pengguna
Jualan
·         Bahagian fungsian jualan bertujuan:
o   Memastikan jumlah sasaran jualan yang telah ditetapkan dengan objektif perniagaan tercapai .
·         Peranan bahagian fungsian jualan:
o   menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan dengan barang jualan
§  seperti jenis, spesifikasi, dan kualiti;
o   menyediakan sebut harga dan melakukan rundingan dengan pengguna tentang  kadar diskaun dan terma jual  beli;
o   memberikan nasihat teknikal kepada pengguna dan menyemak serta mengemas kini rekod pengguna.

Khidmat Pelanggan
·         Bahagian fungsian khidmat pelanggan pula bertujuan:
o    memberikan perkhidmatan  kepada  pelanggan.
·         Bahagian fungsian ini bertanggungjawab untuk:
o   menjawab pertanyaan pelanggan berkenaan dengan barang dan perkhidmatan
o   dengan cara menyediakan pakar mengikut jenis produk yang disediakan oleh organisasi berkenaan.

Pembangunan Produk dan Pasaran Baharu
·         Pembangunan produk merujuk kepada:
o   suatu aktiviti dan strategi pertumbuhan kepada perniagaan yang sedang dijalankan
o   bertujuan - memperkenalkan produk baharu kepada pasaran sedia ada.

Langkah-langkah  pembangunan  produk  baharu
·        adalah seperti yang berikut.

  
·         Strategi pembangunan pasaran:
o   merupakan usaha mencari pasaran baharu
o   bagi tujuan memasarkan produk yang sedia ada.
o   ini dapat membantu perniagaan menguasai pasaran yang lebih besar dan
o   mengelakkan daripada terperangkap dalam pasaran sedia ada yang sudah tepu.
o   Pasaran baharu   boleh   diteroka   sama   ada   dalam pasaran domestik atau pasaran antarabangsa .

Penggunaan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
·         Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) merupakan:
o   salah satu proses:
§  pengaliran,
§  penyebaran,
§  pemprosesan, dan
§  penyimpanan maklumat
o   menggunakan perantaraan teknologi .
·         ICT menjadi suatu keperluan kepada setiap perniagaan
·         untuk menjalankan aktiviti perniagaan serta
·         memberi peluang kepada perkembangan perniagaan.

Tujuan penggunaan teknologi maklumat seperti yang berikut:
1.       memudahkan sistem operasi perniagaan;
2.       mernperoleh maklumat dengan mudah dan cepat;
3.       memperluaskan skop perniagaan;
4.       memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan;
5.       menjadikan operasi perniagaan lebih cekap dan berkesan;
6.       meluaskan pasaran ke tahap global;
7.       mewujudkan  hubungan  dan jaringan  yang lebih luas;
8.       mempercepat sistem pengeluaran dan pengedaran.

Perkaitan antara Bahagian Fungsian dengan Organisasi Luar, Aliran Maklumat, dan Aliran Barang

·         Antara  kaedah mengaplikasikan maklumat dalam perniagaan ialah:
1.       e-pemasaran,
2.       e-dagang,
3.       e-government,
4.       e-banking,
5.       penggunaan Iaman sosial,
6.       penggunaan  e-mel.

·         Tujuan  interaksi  dengan  organisasi  luar adalah:
o   Untuk mewujudkan komunikasi antara perniagaan dengan organisasi luar
o   seperti pihak pembekal, pelabur, agensi kerajaan, dan pelanggan.

·         Kepentingan interaksi dengan organisasi luar:
o   mewujudkan jaringan perniagaan agar mengukuhkan sistem operasi dan kelangsungan perniagaan dalam pasaran;
o   mengukuhkan hubungan baik sedia ada agar dapat membantu peningkatan dalam pencapaian matlamat perniagaan;
o   menjalin kerjasama strategik;
o   membolehkan perniagaan menambahkan potensi surnber perniagaan seperti pembekalan bahan mentah dan kepakaran.

·         Aliran maklumat merupakan:
o   suatu proses komunikasi yang melibatkan aktiviti pemindahan maklumat
o   daripada sesebuah organisasi perniagaan kepada perniagaan lain.

·         Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui rajah di bawah ini.



·         AIiran  barang  dan perkhidmatan  merujuk  pada:
o   suatu  proses  pemindahan  barang  dan perkhidmatan
o   daripada sesebuah  organisasi perniagaan  kepada  perniagaan  lain.

·         Aliran barang dan perkhidmatan adalah seperti yang berikut.




·         Interaksi yang wujud antara perniagaan melibatkan perniagaan kecil dan perniagaan besar, iaitu:
o   perniagaan kecil :
§  mempunyai bahagian fungsian yang sedikit dan
§  berinteraksi secara formal dan tidak formal.
§  Pengurus:
·         mudah  menjalankan  tugas  memantau  segala  aktiviti  staf 
·         berkaitan  dengan  penjualan, pembelian, pengedaran barang, dan penerimaan bayaran daripada  pelanggan.
o   perniagaan  besar:
§  mempunyai  banyak  bahagian  fungsian  dengan  ramai  staf, 
§  justeru  komunikasi  antara bahagian-bahagian 

§  ini adalah  lebih formal  dan mengambil  masa yang lebih  panjang.


info tambahan 
SILA KLIK (MODUL MELETOP PDPC 2 PERNIAGAAN : EDISI 2018) UNTUK DAPATKAN MAKLUMAT LANJUT



1 ulasan: